Privacybeleid HNK

1.    Welke Persoonsgegevens verzamelen wij, en waarom?

Wanneer u communiceert met HNK, rechtstreeks en/of via onze website, kan HNK Persoonsgegevens en andere informatie van u verzamelen, zoals hieronder beschreven:

Persoonsgegevens die u verstrekt: We verzamelen basisgegevens wanneer u dergelijke informatie verstrekt, zoals uw naam, adres en woonplaats en verdere contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres en telefoonnummer;

Een (Membership-)account aanmaken via de website: Bij het aanmaken van een account via de website zullen wij uw Persoonsgegevens, zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord, verzamelen;

Kopie van uw identiteitsbewijs, indien gevraagd door HNK: HNK zal een kopie en/of gegevens verzamelen van het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger en/of uiteindelijke begunstigde van de Member, op voorwaarde dat het BSN en de foto onherkenbaar worden gemaakt. Voor zover het bewaren van de kopie nodig is, wordt de kopie op een veilige manier bewaard.

Geaggregeerde Persoonsgegevens: In een voortdurende inspanning om de Members beter te begrijpen en van dienst te zijn, voeren we onderzoek uit naar demografische gegevens, interesses en gedrag van gebruikers op basis van de Persoonsgegevens en andere informatie die aan HNK is verstrekt. Dit onderzoek kan op geaggregeerde basis worden samengesteld en geanalyseerd, en we kunnen deze geaggregeerde gegevens delen met onze gelieerde ondernemingen, agenten en zakenpartners. Deze geaggregeerde informatie identificeert u niet persoonlijk. We kunnen ook geaggregeerde gebruikersstatistieken vrijgeven om onze diensten te beschrijven aan huidige en toekomstige zakenpartners en aan andere derden voor andere wettige doeleinden.

2.    Doel en wettelijke grond

a.       Om een Membership af te sluiten;

HNK heeft Persoonsgegevens nodig om een Membership met u persoonlijk of met uw bedrijf af te sluiten. We moeten bijvoorbeeld een onderzoek uitvoeren voordat we u als Member kunnen accepteren (Customer Due Diligence). Of om te bepalen of u uw bedrijf mag vertegenwoordigen. Ook kunnen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs of kopie van de gegevens vragen wanneer wij een rechtsverhouding met u of met uw onderneming aangaan.

b.       Het uitvoeren van onze verplichtingen en het verlenen van diensten:

We hebben Persoonsgegevens nodig om HNK in staat te stellen haar verplichtingen uit eventuele contracten na te komen en om u de informatie en diensten te leveren die u van HNK vraagt, inclusief verplichtingen jegens de gebruikers die door u als zodanig zijn toegewezen. Ook beveiligen we onze gebouwen, onder meer door beveiligingscamera's te plaatsen.

c.       Het ontvangen van nieuwsbrieven, het bijwonen van seminars of vergaderingen, enz.:

HNK kan uw Persoonsgegevens, inclusief door u verstrekte contactgegevens, gebruiken om u te informeren over HNK, (nieuwe) producten en diensten van HNK (nieuwsbrieven, persberichten, etc.) en over gelieerde ondernemingen, agenten en zakelijke partners van HNK en hun (nieuwe) producten en diensten, om u te informeren over seminars en/of bijeenkomsten die HNK organiseert, voor klanttevredenheidsonderzoek en/of voor andere vormen van communicatie;

d.       Klantenondersteuning, verbetering van producten en diensten

We kunnen Persoonsgegevens gebruiken om te kunnen reageren op een vraag of ander verzoek dat u indient wanneer u contact met ons opneemt via onze Website, inclusief voor klantenservice, om u, indien nodig, een kennisgeving of corrigerende actie te kunnen sturen met betrekking tot het Membership, en om ons te helpen de inhoud en functionaliteit van onze website en producten en diensten te verbeteren.

e.       Wettelijke verplichtingen;

Wij zijn gebonden aan wettelijke verplichtingen. Voor zover van toepassing en op basis van bijvoorbeeld de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme ("Wwft”) moeten wij voor bepaalde vormen van dienstverlening eerst specifieke controles uitvoeren in het klantacceptatieproces en/of een onderzoek instellen bij ongebruikelijke transacties. Op basis van de voor HNK geldende regels en voorschriften betreffende naleving, voert HNK ook gerichte controles uit en/of stelt een onderzoek in als onderdeel van het klantacceptatieproces. In deze context moeten we ook de uiteindelijke begunstigde van een onderneming identificeren. Hiervoor kunnen wij derden inschakelen die gegevens over u met ons delen. Ook kan het zijn dat wij gegevens over u moeten delen met een overheidsinstantie, zoals een toezichthoudende autoriteit in of buiten Nederland.

In alle bovenstaande gevallen verwerkt HNK uw Persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:

·         De uitvoering van een overeenkomst;

·         Voldoen aan een wettelijke verplichting;

·         Rechtmatig belang;

·         Uw toestemming.

3.    Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We zullen uw Persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, inclusief om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

Om de juiste bewaartermijn voor Persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de Persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw Persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw Persoonsgegevens verwerken en of we deze doeleinden kunnen bereiken met andere middelen, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

4.    Met wie delen wij Persoonsgegevens?

HNK houdt zich niet bezig met het verkopen van uw Persoonsgegevens. Wij beschouwen deze informatie als een essentieel onderdeel van onze relatie met u. Er zijn echter bepaalde omstandigheden waarin we uw Persoonsgegevens zonder verdere kennisgeving aan u kunnen delen met bepaalde derden, zoals hieronder uiteengezet:

f.         Bedrijfsoverdrachten: Naarmate het bedrijf van HNK zich verder ontwikkelt, kan HNK bedrijven of activa (inclusief eigendommen die worden gebruikt in het kader van het Membership) verkopen of kopen. In een dergelijk geval kunnen Persoonsgegevens deel uitmaken van de overgedragen activa.

g.       Gerelateerde bedrijven: HNK kan uw Persoonsgegevens ook delen met onze gelieerde ondernemingen voor doeleinden die in overeenstemming zijn met dit Privacybeleid.

h.       Agenten, consultants en gerelateerde derden: HNK huurt soms, net als veel andere bedrijven, andere bedrijven in om bepaalde bedrijfsgerelateerde functies uit te oefenen. Voorbeelden van dergelijke functies zijn IT-leveranciers, de beheerder van onze website en bijbehorende (software)producten en diensten, het mailen van informatie, het onderhouden van databases en het verwerken van betalingen. Wanneer we een ander bedrijf inzetten om een dergelijke functie uit te voeren, verstrekken we hen alleen de informatie die ze nodig hebben om hun specifieke functie uit te voeren.

i.         Wettelijke vereisten: HNK kan uw Persoonsgegevens vrijgeven als dit wettelijk verplicht is of als wij te goeder trouw geloven dat een dergelijke actie noodzakelijk is om (i) te voldoen aan een wettelijke verplichting, (ii) de rechten of eigendommen (activa) van HNK te beschermen en te verdedigen, (iii) te handelen in dringende omstandigheden om de persoonlijke veiligheid te beschermen van mensen die de eigendommen van HNK of het publiek gebruiken, of (iv) te beschermen tegen wettelijke aansprakelijkheid.

Voor zover uw Persoonsgegevens aan een derde worden verstrekt in de hoedanigheid van verwerker voor HNK, sluit HNK met deze derde een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG.

5.    Hoe beveiligen wij uw Persoonsgegevens?

HNK heeft stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens een passend beschermingsniveau krijgen waar ze worden verwerkt en dat uw rechten beschermd blijven tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. HNK kan echter de absolute veiligheid en/of foutloze verwerking van Persoonsgegevens niet garanderen. Daarom moet u extra voorzichtig zijn bij het beslissen welke informatie u aan HNK verstrekt (vooral op vrijwillige basis).

6.    Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat door onze webpaginaserver op uw harde schijf wordt opgeslagen. U kunt het gebruik van cookies accepteren of weigeren door de instellingen van uw browser te wijzigen. Nadere informatie en verzoek om toestemming, indien van toepassing, wordt opgevraagd via de website van HNK.

7.    Uw rechten / Compliance Officer

Mogelijk hebt u de volgende rechten:

a.       het recht om te verzoeken om toegang tot de Persoonsgegevens die wij over u bewaren;

b.       het recht om te verzoeken om eventuele onjuiste Persoonsgegevens die we over u hebben te corrigeren;

c.       het recht om te verzoeken om alle Persoonsgegevens die we over u hebben te verwijderen;

d.       het recht om de verwerking van Persoonsgegevens die we over u bewaren te beperken;

e.       het recht om bezwaar maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens die wij over u bewaren; en/of

f.        het recht om alle Persoonsgegevens die we over u hebben in een gestructureerd en algemeen gebruikt, machineleesbaar formaat te ontvangen of dergelijke Persoonsgegevens naar een ander bedrijf te laten verzenden.

Voordat we de gevraagde informatie aan u bekendmaken, vragen we u mogelijk om aanvullende informatie om uw identiteit te bevestigen en om veiligheidsredenen. We zullen elk verzoek verwerken in overeenstemming met de wetgeving en ons beleid en onze procedures.

Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor verwijzen wij u naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor vragen en/of verzoeken kunt u contact opnemen met onze Compliance Officer via complianceofficer@nsi.nl

8.    De inhoud van de Privacyverklaring kan te allen tijde worden gewijzigd

We behouden ons het recht voor om de inhoud van dit Privacybeleid op elk moment te wijzigen. De meest recente versie van dit privacybeleid is te vinden op www.HNK.nl.

9.    Contact

Als u vragen heeft over dit Privacybeleid, de beveiliging van uw Persoonsgegevens of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via complianceofficer@nsi.nl.